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A través de las circulares 29 y 40 del presente año, se ha venido comunicando sobre el proceso de auditoría externa durante la presente vigencia, realizada por el Ministerio de Educación Nacional, el cual mediante Oficio 2012EE46940 de la Oficina de Planeación y Finanzas, informa entre otros aspectos lo siguiente:
“En el marco de lo dispuesto en la Ley 715 de 2001, el Decreto 1526 de 2002 y las Resoluciones 166 de 2003 y 5360 de 2006, y teniendo en cuenta la importancia de contar con la información confiable y precisa que sirva como base para el logro de los objetivos establecidos en la normatividad precitada y en particular en el Artículo 2º. del Decreto 1526 de 2002, el Ministerio de Educación Nacional durante la vigencia 2012 adelantará en las secretarías de Educación y en los establecimientos educativos oficiales (y privados que atiendan matrícula oficial) y sus respectivas sedes, el proceso de auditoría a la información sectorial reportada por las entidades territoriales en los sistemas que tiene dispuestos el Ministerio de Educación Nacional, en tres componentes principales: matrícula oficial incluyendo la matrícula de población atendida a través de la contratación del servicio público educativo (SIMAT), PLANTA DOCENTE (SINEB y HUMANO) y directorio Único de Establecimientos Educativos (DUE y SINEB).”
El Ministerio de Educación Nacional seleccionó a la Firma CONSORCIO MEN 19, para realizar la auditoría externa en los establecimientos educativos de Boyacá y realizará la Interventoría de esta labor la Firma Externa BDO AUDIT , Operador que certificará el adecuado desarrollo del trabajo que adelanta la firma auditora. A partir de la fecha, los equipos de trabajo de dichas firmas inician el proceso en el Departamento.
La Secretaría de Educación del Departamento, reitera la importancia de su participación y apoyo del proceso de auditoría, la cual se realizará de manera censal en todas y cada una de las instituciones educativas con sus respectivas sedes. Es deber de Rectores, coordinadores, docentes y administrativos estar presentes en la visita de la firma auditora y tener a disposición de ésta, todos los documentos que sirven de evidencia para soportar la información que se encuentra reportada en los sistemas referidos; entre otros, los siguientes: documento de identidad de los estudiantes (registro civil, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, según el caso), documento de legalización de matrícula (folios de matrícula), observador del estudiante, registro escolar, certificación médica de discapacidad o incapacidad cuando haya lugar a la misma, y los demás documentos que soporten la información reportada en SIMAT.
En cuanto a documentación de directivos docentes, docentes y administrativos, deben presentar en la auditoría la siguiente documentación: Formato Único de Hoja de Vida única, Declaración Juramentada de Bienes y servicios debidamente diligenciados. (Se adjuntan formatos) y fotocopia cédula de ciudadanía actualizada. Estos documentos serán entregados a la SEB a través de la Firma Auditora para actualización de hoja de vida.
El operativo de campo de la firma Auditora CONSORCIO MEN 19 y la Firma interventora BDO AUDIT están programados para ser ejecutado a partir de la fecha y hasta el mes de octubre del presente año. Las fechas de auditoría en cada institución educativa se informarán a través de la página Web de esta Secretaría y a los correos institucionales de cada establecimiento educativo; fechas en las cuales el personal docente, directivo docente y administrativo cumplirá jornada laboral (8 horas).
Una vez terminada la visita y levantada el acta de la misma, se dará traslado al rector de cada institución educativa el cual dispondrá de un término máximo de dos (2) días para ejercer el derecho de réplica que consiste en allegar los soportes que la Firma Auditora le indique al Rector para que se efectúen los ajustes a que haya lugar sobre los resultados de la visita; de lo contrario, se considerará definitiva la información obtenida por la auditoría y no se aceptarán reclamos ni objeciones posteriores al operativo de campo. Los resultados definitivos del proceso serán presentados a la Secretaría de Educación Departamental por la Firma Auditora en fecha concertada.
Los resultados del proceso de auditoría, con base en la Ley 715 de 2001, serán utilizados por el Ministerio de Educación Nacional para realizar los ajustes a que haya lugar en el reporte de información, en las estadísticas oficiales y en la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones que se distribuirán a las entidades territoriales para la vigencia 2013.
Para el éxito de este proceso es indispensable y obligatoria la participación y concurrencia de todos y cada uno de nosotros, integrantes de esta Secretaría.
Cordialmente,
(Original con firmas)
OLMEDO VARGAS HERNÁNDEZ
Secretario de Educación Departamental
